Una campaña para implantar las 5S en la empresa

Las 5S es una metodología de gestión japonesa que nació en Toyota en los años ’60 y que se sigue difundiendo gracias a los beneficios que ofrece a las organizaciones. Se la denomina 5S porque corresponde a la primera letra de cada una de sus cinco etapas:

  • Fase 1 – Clasificación (Seiri): separar las cosas innecesarias, eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil.
  • Fase 2 – Orden (Seiton): situar los elementos necesarios, organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
  • Fase 3 – Limpieza (Seiso): suprimir la suciedad, mejorar el nivel de limpieza de los lugares de tu puesto.
  • Fase 4 – Normalización (Seiketsu): señalizar anomalías, prevenir la aparición de suciedad y el desorden.
  • Fase 5 – Disciplina (Shitsuke): seguir mejorando, fomentar los esfuerzos en este sentido.

Con el objetivo de lograr un puesto de trabajo mejor organizado, ordenado, limpio y seguro, lo más aconsejable es empezar por una campaña interna para organizar los puestos de trabajo y difundir internamente la metodología.

Siguiendo las pautas de las 5S se consigue que los puestos de trabajo sean más agradables y seguros, evitando cualquier tipo de información confidencial que pueda quedar al alcance de personas ajenas a dicha documentación. Es común que los auditores de seguridad revisen los post-its que se pegan en los escritorios con la intención de recordar un nombre de usuario o en el peor de los casos una contraseña, documentos confidenciales que se dejan sobre la mesa, carpetas desorganizadas, etc. Son pequeños detalles del día a día que pueden llegar incluso a generar una no conformidad sobre un sistema perfectamente implementado, pero que deja al descubierto un pequeño aspecto que suele dejarse de lado.

Esta metodología es copiada por otras organizaciones con la intención de imitar las buenas prácticas de las empresas japonesas, famosas justamente por su disciplina y buen hacer, pero actualmente no existe una normativa que haga tanto hincapié en estos aspectos, sí se pueden encontrar reflejadas en la ISO 20000 o ISO 27001, pero se da por sentado que los sitios de trabajo están controlados y auditados, pero nada más lejos de la realidad. Son detalles que cuesta corregir y que gracias a esta metología pueden cumplimentar una de las normas de gestión de los sistemas de seguridad que la empresa tenga implantados.

Nuestra experiencia interna puede servir como ejemplo a otras organizaciones que decidan difundir la metodología internamente y motivar a sus integrantes a cuidar de sus espacios de trabajo, velando por la seguridad y primando el orden. Hemos planificado un calendario de actividades que mejorarán la difusión de esta buena práctica, empezando por una encuesta interna para conocer las necesidades de todos y tomar medidas al respecto para adecuar el mobiliario. Además, para que esta tarea resulte motivadora para todos, se propone un concurso interno en el que cada integrante debe sacar una fotografía del estado actual de su lugar de trabajo, estudiar y aplicar la metodología, para finalmente enviar una fotografía del resultado final y obtener un premio por su predisposición.

De esta forma, una pequeña campaña de comunicación, además de reforzar el sistema de gestión de la información existente, permite difundir buenos hábitos que mejoran la productividad y la imagen de la oficina.

Este es el vídeo que hemos utilizado para difundir lo que hemos llamado “Campaña de las 5S”:

 

 

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